Privacyverklaring

Preambule
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht in alle lidstaten van de Europese Unie. In Nederland is deze AVG de opvolger van de Wet bescherming persoonsgegevens. Het doel van de AVG is enerzijds ‘de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van hun gegevens’ te waarborgen en anderzijds ‘het vrije verkeer van persoonsgegevens binnen de Europese Unie’ te regelen.

Als vereniging is het Provinciaal Utrechts Genootschap van Kunsten en Wetenschappen [hierna: PUG] volgens de AVG bevoegd om gegevens van leden, belangstellenden en subsidieaanvragers te verzamelen, op te slaan en te verwerken.
De directie van het PUG heeft de verantwoordelijkheid voor de administratie en de gegevensverzameling gedelegeerd aan de ambtelijk secretaris, Katrijn Kuijpers. Zij is degene tot wie ‘betrokkenen’ (in de zin van de AVG) zich kunnen wenden om hun gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen.

Het PUG verzamelt specifieke persoonsgegevens, vrijwillig gegeven door leden, door belangstellenden, door subsidieaanvragers en door indieners van een nominatie voor de PUG-prijs, om met hen te communiceren.
Nadere informatie over de Algemene Verordening Gegevensbescherming vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens

 

Privacyverklaring PUG

  • Het PUG is een onafhankelijke vereniging zonder winstoogmerk. 
  • Op onze website bieden wij informatie voor leden en niet-leden.
  • Daarbij maken wij géén gebruik van zogenaamde trackingcookies.
  • Wanneer men op de website gebruik maakt van een van de contactformulieren om zich aan te melden voor het lidmaatschap of voor een activiteit of om een vraag te stellen, worden de gegevens per e-mail doorgezonden naar info@pugutrecht.nl  
  • Er blijven geen gegevens op de website achter.
  • Met de persoonsgegevens die wij ontvangen, gaan wij zorgvuldig om. 
  • De gegevens worden decentraal bewaard op de pc’s van de ambtelijk secretaris en de secretaris en daarnaast op papier in het archief. 
  • Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving.

 
Dit betekent dat wij:

  • duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken; 
  • het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; 
  • persoonsgegevens niet doorgeven aan derde partijen;
  • passende beveiligingsmaatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van derden die in onze opdracht gedrukte post verzenden; 
  • het recht respecteren uw persoonsgegevens in te zien, deze te corrigeren of te laten verwijderen.
  • Hiervoor kan men zich wenden tot
    Drs. K.D.N. Kuypers, ambtelijk secretaris. Telefoon: 06-13 91 01 59; E-mail: info@pugutrecht.nl of Website: Stel PUG een vraag
  • Bij klachten over de verwerking van persoonsgegevens vindt overleg plaats. Mocht dat niet tot een oplossing leiden, dan biedt de privacywetgeving de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Persoonsgegevens
Bij het aangaan van een lidmaatschap van verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam, adres, woonplaats inclusief telefoonnummer en e-mailadres(sen);
  • Ingangsdatum lidmaatschap, lidmaatschapsnummer;
  • Manier van aanmelding (website, schriftelijk) plus invoerdatum database; 
  • Betaalgegevens per kalenderjaar (datum ontvangst contributie);
  • Informatie die u zelf invult in een open veld in het contactformulier.

Doeleinden
Wij verwerken bovenstaande gegevens voor het:

  • informeren over en uitnodigingen voor vergaderingen, bijeenkomsten en activiteiten;
  • inschrijven deelname aan bijeenkomsten;
  • uitnodigen tot betaling jaarlijkse contributie plus eventuele herinnering(en);
  • verzending (digitale) nieuwsbrieven;
  • behandelen van klachten, vragen of opmerkingen.

Bewaartermijnen
Wij bewaren de gegevens niet langer dan noodzakelijk.

  • Het PUG verwerkt en bewaart de persoonsgegevens van leden gedurende de duur van het lidmaatschap tot maximaal een jaar na afloop van dit lidmaatschap. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd met uitzondering van uw naam, het lidmaatschapsnummer en jaar van uitschrijving. Deze worden bewaard in het historisch archief van het PUG.
  • Persoonsgegevens van belangstellenden worden op verzoek verwijderd, wanneer zij het niet langer op prijs stellen geïnformeerd te worden.
  • Persoonsgegevens in verband met subsidieaanvragen worden bewaard tot 1 jaar na afwikkeling van de aanvraag of de toekenning. Het onderwerp en de omvang van de toegekende subsidie worden gepubliceerd op de website en bewaard in het historisch archief.     
  • Persoonsgegevens in verband met nominaties voor de PUG-prijs worden 1 jaar bewaard. De naam van de laureaat, de beknopte levensbeschrijving en laudatio worden gepubliceerd op de website en bewaard in het historisch archief.
  • Het historisch archief valt onder beheer van de directie, tenzij het overgedragen is aan Het Utrechts Archief. In dat geval is het beheer conform de richtlijnen van het archief.

Websites van derden
Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden.
Wij kunnen niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
De privacyverklaring kan worden gewijzigd.
De wijzigingen worden via de Website bekend gemaakt.
Wij adviseren u om regelmatig de privacyverklaring te bekijken.

Inwerkingtreding
Deze privacyverklaring is in werking getreden op 4 september 2018.